Chuyển đổi số không phải là chuyển sang dùng máy tính!

  “Chuyển đổi số” đang là một xu hướng, một hệ quả tất yếu của cuộc cách mạng 4.0 với những kết quả vượt bậc về công nghệ, về kỹ thuật số. Không nằm ngoài xu hướng đó, đối với Việt Nam, chuyển đổi số là một chiến lược trọng tâm, cấp thiết của quốc gia. Cũng theo xu hướng đó, các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân của Việt Nam (sau đây gọi chung là các đơn vị) đều ít nhiều triển khai những giải pháp chuyển đổi số nhất định. Trong đó, đa số đã và đang trong giai đoạn đại tu cơ cấu tổ chức của mình nhằm hướng tới “chính phủ điện tử”, “chính quyền số”, “nhà máy thông minh”, “trường học 4.0”, “vũ trụ ảo mua sắm”, ... Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số không chỉ đơn giản là việc “chuyển sang sử dụng máy tính”. Đây là quá trình đòi hỏi phải chuẩn hóa, nâng cấp quy trình và cách thức làm việc mới, đôi khi phải áp dụng cả những phương pháp tiếp cận mới thậm chí phá vỡ một số phần của cấu trúc làm việc của bộ máy hiện tại.
Trên thực tế, có một vấn đề phát sinh đối với khía cạnh quan trọng của chuyển đổi số mà nhiều đơn vị có xu hướng né tránh, bỏ qua hoặc cảm thấy vô cùng khó khăn. Đó là chuyển đổi về văn hóa tổ chức để đáp ứng được sự chuyển dịch số hóa đó. Việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn tốt về công nghệ thông tin, mua các thiết bị IoT ổn định và thông minh, đầu tư hệ thống phần mềm quản lý số hóa đều là công việc khá đơn giản. Trong khi đó, thách thức thật sự chính là việc vận hành và quản lý những thành phần đó. Việc chuyển đổi về văn hóa và tư duy hết sức phức tạp do chúng phải đấu tranh với những di sản tư duy cũ đã bám rộng và sâu sắc ở hầu hết các nhân sự.
Trong một công bố của Tập đoàn tư vấn Boston (BCG - Boston Consulting Group): Hầu hết các công ty nhận thức được sự chuyển đổi số là cần thiết và đã đầu tư về chiến lược, công nghệ, quy trình cũng như cơ cấu tổ chức là chưa thực sự hiệu quả do vấn đề văn hóa. Có lẽ, điều quan trọng nhất chính là nuôi dưỡng văn hóa số. Nhiều đơn vị tư vấn chuyển đổi kỹ thuật số né tránh chủ đề về văn hóa do đây là năng lực “mềm” và là một trong những đặc điểm phức tạp nhất cần giải quyết của chuyển đổi số.
 

Vậy “văn hóa số” là gì?
 
Việc thay đổi công nghệ, cơ sở hạ tầng và quy trình làm việc của một đơn vị là điều bắt buộc. Nhưng một quá trình chuyển đổi kỹ thuật số hiệu quả luôn cần đến yếu tố con người. Xét cho cùng, văn hóa làm việc của một đơn vị chính là hệ thống tư duy vận hành của nó. Tất cả các nhân sự phải chuẩn bị cho tư duy làm việc công khai và rõ ràng, minh bạch, chỉ khi đó những công nghệ, hệ thống và quy trình mới này mới có thể được áp dụng. Theo BGC, chuyển đổi số có thể thành công với năm yếu tố sau:
1. Hoạt động xây dựng quy trình cần khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên thuộc các bộ phận liên quan (stakeholders).
2. Ủy quyền trong các khâu kiểm soát/giám sát: thay vì nhận được những hướng dẫn cụ thể về các tiêu chí thực hiện, người thực hiện chỉ cần được trang bị những bộ nguyên tắc để tự đánh giá hiệu quả công việc của mình.
3. Khuyến khích sự mạnh dạn nhiều hơn sự thận trọng: Khi áp dụng mạnh mẽ những quy trình, đôi khi dẫn tới việc cứng nhắc trong một số khâu làm việc, đôi khi xảy ra tình trạng đối phó, làm tròn vai. Việc thận trọng có thể gây ra tình trạng kém linh hoạt mà vốn dĩ trước đây có thể thực hiện được. Các cá nhân được khuyến khích chấp nhận rủi ro, thất bại nhanh và học hỏi thay vì giữ thói quen thận trọng.
4. Thúc đẩy hành động nhiều hơn, giảm thiểu thời gian lập kế hoạch. Bản chất điều này là chuyển từ tập trung dài hạn sang tập trung ngắn hạn. Thay vì ra một ý tưởng và kế hoạch tuyệt vời, văn hóa số cần hơn là tốc độ triển khai và lặp lại liên tục để cải tiến.
5. Thúc đẩy sự phối hợp hơn là khai thác triệt để hiệu suất cá nhân: Thành công trong nền văn hóa kỹ thuật số đến nhờ làm việc tập thể và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận, đơn vị chức năng. Tốc độ lặp đi lặp lại nhanh chóng của công việc kỹ thuật số đòi hỏi mức độ minh bạch và tương tác cao hơn nhiều so với mức độ tương tác trong tổ chức truyền thống.
Cuối cùng, điểm mấu chốt là rõ ràng: Chuyển đổi kỹ thuật số chỉ có thể thành công nếu có một sự thay đổi văn hóa phù hợp. Nếu không, chúng ta sẽ thấy mình với những công cụ đắt tiền, mới, lạ mắt, … và cũng có thể trở thành vô dụng.