Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu

Thực hiện kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trong Công an nhân dân, nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ, tập trung chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ, tài liệu từ thủ công sang quản lý thông tin nghiệp vụ trên máy tính;từng bước nâng cao chất lượng công tác quản lý, thống kê, truy xuất tài liệu; hạn chế việc khai thác trực tiếp hồ sơ gốc; ngay từ đầu năm 2023, phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lai Châu đã chủ động khảo sát, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu, tham mưu cho Ban Giám đốc Công an tỉnh xây dựng kế hoạch và có những phương án cụ thể để triển khai thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ tại đơn vị.
Thực hiện kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trong Công an nhân dân, nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ, tập trung chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ, tài liệu từ thủ công sang quản lý thông tin nghiệp vụ trên máy tính;từng bước nâng cao chất lượng công tác quản lý, thống kê, truy xuất tài liệu; hạn chế việc khai thác trực tiếp hồ sơ gốc; ngay từ đầu năm 2023, phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Lai Châu đã chủ động khảo sát, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu, tham mưu cho Ban Giám đốc Công an tỉnh xây dựng kế hoạch và có những phương án cụ thể để triển khai thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ tại đơn vị.
Hồ sơ tài liệu nghiệp vụ lưu trữ tại PV06 có số lượng lớn và không ngừng gia tăng qua các năm, nhiều hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 60 năm đến vĩnh viễn, có giá trị  nghiên cứu lâu dài để phục vụ các mặt công tác nghiệp vụ, công tác điều tra, đấu tranh, xử lý tội phạm, nghiên cứu lịch sử, giải quyết chế độ chính sách…
Công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, đột phá của phòng Hồ sơ nghiệp vụ trong năm 2023, chỉ tiêu Công an tỉnh giao cho đơn vị là số hóa 25% tổng số hồ sơ chưa được số hóa, với nguồn  nhân lực và cơ sở vật chất hiện tại, đơn vị đã và đang gặp vô vàn khó khăn. Bên cạnh đó, hồ sơ  nghiệp vụ Công an nhân dân lưu trữ có nhiều tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước có độ mật cao, vì vậy để đảm bảo các quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước, không thể huy động một cách rộng rãi nhiều hệ lực lượng cùng tham gia thực hiện số hóa.



Nhận thức rõ vai trò, vị trí của công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ và những bất cập, khó khăn trong triển khai thực hiện công tác này, lãnh đạo phòng PV06 đã làm tốt công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho CBCS, tập trung chỉ đạo các đội nghiệp vụ sắp xếp hợp lý các phần công việc khác, tập trung nhân lực, tận dụng tối đa trang thiết bị, vận dụng sáng tạo để thực hiện tốt công tác.
Được sự quan tâm, động viên tận tình của Ban chỉ huy đơn vị, CBCS phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã nỗ lực không ngừng, phát huy cao nhất khả năng của mỗi cá nhân. Với số lượng máy quét ít ỏi, họ đã tận dụng tối đa thời gian trong giờ hành chính, kết hợp làm thêm giờ, làm ngoài giờ để thực hiện quét hồ sơ vào các máy tính nghiệp vụ trong khi chưa được cài đặt phần mềm số hóa hồ sơ tài liệu. Đội Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát phải đối mặt với khó khăn là số lượng hồ sơ cần quét rất lớn, trong khi đó, tại đội Hồ sơ nghiệp vụ An ninh, tuy số lượng hồ sơ không nhiều nhưng tài liệu trong hồ sơ thuộc các Chế độ từ 1995 trở về trước đa phần là giấy có chất lượng kém, nhiều tờ đã mờ, nhòe, rách nát không thể sử dụng máy quét tốc độ cao, máy chụp tài liệu lại chưa được trang bị chỉ có thể quét từng trang, trước khi quét còn phải giãn phẳng tài liệu, vừa quét vừa đẩy...  Nhiều trang quét không đảm bảo chất lượng phải quét đi quét lại nhiều lần nên tiến độ rất chậm. Mặc dù vậy, các đồng chí vẫn động viên nhau, cùng cố gắng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu công tác. Tuy bộ phận nào cũng bộn bề công việc và đều mong sớm hoàn thành chỉ tiêu số hóa của riêng mình, nhưng vẫn có sự sẻ chia, giúp đỡ về nhân lực, trí lực, máy móc giữa các đội nghiệp vụ. Bên cạnh đó, đơn vị còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ một số phòng nghiệp vụ, đặc biệt là phòng Tham mưu, phòng Kỹ thuật nghiệp vụ, dường như công tác số hóa đã góp phần thắt chặt hơn tình đoàn kết, tinh thần tương thân, tương ái giữa đồng chí, đồng đội trong cơ quan, đơn vị.
Kết quả số hóa đáng kể đạt được qua 06 tháng đầu năm là mốc son ghi nhận sự cố gắng của tập thể lãnh đạo, CBCS phòng Hồ sơ nghiệp vụ, đồng thời tiếp thêm động lực để các đồng chí phấn đấu đạt và vượt chỉ tiêu công tác được giao, góp phần cùng lực lượng Công an tỉnh Lai Châu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị trong năm 2023./.

Tác giả: Phòng Hồ sơ nghiệp vụ